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同一份pdf文件多人螢光highlight功能, Adobe+Google文件平台

google平台使用同一份pdf文件~ 多人螢光highlight功能教學

很多時候傾project~大家一組人~都可以運用google 文件(sor~現在是google drive了) 交換文件/文章, 或在線上開個google document來集中觀點~討論功課等~ 討論功課時, 往往就遇到有些觀點需要原文某段support去解釋給其他組員才能明白~ 但一篇論文如此長又長, 以往要print出來才能用螢光筆highlight重點~那變成自己highlight的~別的組員都看不到了~往往想要更深入討論就只能特地約出來~face to face的時候~然後組員A問, 為甚麼這個你會有這個觀點呢?" 組員B說: "那~我有這個觀點是因為看了這篇文章(從10多篇自己看完的hard copy,無數的highlight中找....找了一大輪), 的這裡~說是因為XYZ@;w!+Z的情況~所以我就得出這個觀點囉~拿~你睇睇啦~~~" 然後組員A拿著highlight的一大堆, 其他的組員為有耐心等候組員A看完, 或是, 等得不耐煩~繼續討論下一個pt囉~

今年(或是上年嗎?)~pdf 大佬adobe終於肯將pdf highlight功能免費化~ 讓辛辛學子可以在電腦裡看了就直接highlight~不用再把一堆文章print出來, 慢慢highlight~ 為地球暖化出分力XD 但~
而最近出的最新改良版本的adobe~加強了highlight的相關功能~讓我發現只要配合了google平台和manage version 功能~變成能直接在1份pdf裡 ~個人的觀點, 相關的論文內容~以致各人對各人的觀點意見~都能一一在1份文件裡完成囉~~~~~~~~ 以下就是做法的小小分享~


首先~請大家download 最新Adobe Reader X 10 軟件~
下載網址: http://get.adobe.com/tw/reader/

安裝好後就可以立即用這軟件開啟你download下來的pdf版論文囉~

Step1: 簡單highlight功能

就這樣就能highlight重點囉~然後~先別急~~~~~ 在你正式開始highlight你所有的point前~請先替你將會在此文件highlight的point做些設定~好讓所有人都知道這是你抓的point~也好讓往後能對大家不同立場的point好好整理份類~~~~~~~來囉~^0^

Step2: 選顏色, 並標示你的Highlight- 多人highlight必學!!!

標示屬於你的highlight, 讓所有人一眼就能分別哪些是你抓的2個重點: 顏色+名字!!! (只需設定一次^^)

看到嗎?顏色改了~^^然後就要加番自己的名字囉~!剛剛在外觀欄, 現在請轉到旁邊的一般欄~

然後按確定~~~~~~~~

這樣就完成了你的設定囉~ 只要完成一次~就能從此都使用這個名字跟顏色^-^ 到有需要更改的時候重複以上的步驟就能再次設定其他顏色或更改名字囉~ 就這樣~每人都選定一個顏色及加上自己的名字~ 一路看下去文章的時候各人highlight的要點都能特別注意到~

那~結果他能為大家帶來什麼樣的方便呢?要想短時間把各人做的所highlight的要點都抓住~能怎樣做呢~~~~??? ~~~~~嘿嘿嘿.......... 看囉~

查找+重點功能: 各人觀點重點一拼抓!!!!

就這樣~只要一輸入某一組員的名字, 別人都能只集中看那人的highlight~另外~更可把highlight了的蹶要寫在右手的附注欄~讓別人都能根據短述或對你highlight的這段內容觀點,來查看相對的文章內容~ 你也對別人的highlight在同樣的位置上加上自己的觀點~大家直接針對每個point去討論~(因為pdf不會特別辨識不同user的~~在別人觀點上留言時,要自己打上名字才好寫喔~要不然其他組員看到時以為那組員講話自相矛盾是怪咖呢....= v=")

就這樣~看完別人的highlight~也加上自己觀點及highlight後~就能從回google doc ~準備把你自己的料放上去~變成此檔的新version囉~

Step3: 好好使用version managment功能~ 避免混亂!

version management 功能就是直接將文件A的修改版upload後~自動把舊版本隱去~令所有人在列表上看到的文件A都是最新版本的~

為何必須要用version management 而不直接upload自己的新檔上去呢? 原因是~直接upload上去~google是不會自動替你覆蓋之前那個的~那你想想看~如果你組有5個人~然後每人看一次同樣的文件~做了修改後~各自upload一個上去~這篇文章就變成了5個版本~同時在文件夾裡, 如果大家這次是要看10篇文章的話~那最後就變成50個file囉 @.@" 那到時候不要說好好整理~不就變成是混亂一大堆嗎? 而version managment 就是為了解決這個混亂而產生的功能~ 好~來看看如何使用這功能吧~

1. 選取你想更新版本的文件, 然後right click~
2. 看到選列~選擇"Manage Versions..."
然後新視窗彈出~
3. 按下"Upload new version"後, 從自己的電腦裡選出最新的版本~然後按確定

完成囉~~~~

看到了嗎?這就是把新的版本upload了~而舊版本就會被新版"覆蓋"了~如有需要翻看舊版本時~來到這個版面按下你想要的那個version就能隨時看回舊版本囉~^o^本人做功課很偏好用這個功能~因為你按進去也能看回自己每次upload的version的~ google會為你已往的version保留30天~如果你是長期有機會需要看舊version的話也可以在右邊對那個version打勾勾(上圖藍色框框位置)~那這個舊version舊會像普通文件那樣永遠存在~直至你把不在需要整份文件delete才會一拼delete囉~

另外,使用version management還有一個重要的優點~~~~~就是如果你把舊版本都設定在30天後自動刪除的話~一律都不計算在記憶體裡喔~~~~~ 這對高度改版的文章來說~既可井井有條的管理及翻查舊版本之外, 也能省掉不少空間喔~


* 但注意! 請留意~把你的記錄upload前~請留意是否已有其他人upload了新version上去~要是你download 下來以後, 組員A upload了新version上去~你手的就變成舊version囉~如果你之後直接儲存了自己的highlight upload上去, 因為你的檔案本身沒有包含組員A的highlight~ =^=" 這是暫時沒有辦法(長遠看我覺得應該是不能解決的~除非google自己研發並merge入google doc, 但現在連在線上highlight pdf還不能做到呢,還說這個~3~" ), 所以我建議的解決方法是輪流入~ 要是你download了 "PDF A", 那就在google文件平台上把"PDF A"文件的名字由"PDF A"用rename(右按滑鼠可找到)把文件名字改成 "(Fiona正在用)PDF A", 那其他組員看到了就能避一避~先看其他文章囉~ 到你把自己的highlight upload上google後~就把加上去的記號刪去~那其他人就知道"喔~Fiona用完了~那我就能拿去highlight了吧~" ~ 這樣我個人覺得就能解決這問題囉~***

本人覺得這對傾project是一個滿有用的方法~ 也讓最後做觀點整理ppt時方便很多~不知大家又覺得如何呢? 有沒有人有其他使用google 平台來使用pdf的更好方法呢? 歡迎大家討論一下喔~^^